tarologu.ru - Правила выдачи копий документов о работе - ОХРАНА ТРУДА

Закрыть ... [X]

Копии документов связанных с работой это

"Отдел кадров коммерческой организации", 2010, N 12
ВЫДАЕМ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ
Иногда работникам нужны документы об их работе в определенной организации или на конкретной должности. Как правило, люди обращаются к работодателю (настоящему или бывшему) с подобной просьбой. Обычно копии тех или иных документов требуются в случае оформления на работу по совместительству, необходимости подтверждения трудового стажа или получения различных денежных выплат. Произойти это может как во время работы, так и после увольнения. Копии каких документов работодатель обязан выдать работнику? Установлены ли какие-либо сроки для такой выдачи? Как правильно заверить копии кадровых документов? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.
Копии каких документов может потребовать работник?
Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи копий документов, связанных с работой: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.
Если ранее КЗоТ предписывал выдавать работникам только трудовую книжку и справку о работе в конкретной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, то ТК РФ значительно расширил круг документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику. В частности, к документам, связанным с работой, ст. 62 ТК РФ отнесены:
- приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
- справки о периоде работы у данного работодателя.
Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя.
Обратим внимание, что требование выдавать копии документов, связанных с работой, содержится не только в вышеупомянутой статье. Например, ст. 68 ТК РФ предусматривает дополнительную обязанность работодателя по выдаче копии приказа о приеме на работу. Причем если согласно ст. 62 ТК РФ требование работника должно быть оформлено в письменном виде, то ст. 68 такого не устанавливает.
Статья 89 ТК РФ, определяющая права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, гарантирует работникам право на свободный бесплатный доступ к их персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п. 5 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
Обратите внимание! Требовать от работника указать в заявлении, для чего нужны копии документов, неправомерно.
Чтобы начать работу по подготовке и выдаче копий документов работнику, работодателю необходимо соответствующее заявление последнего. Трудовым законодательством не установлено особых требований к заявлению, поэтому оно составляется в произвольной форме. При этом работник должен указать наименования документов, копии которых ему необходимы.
Приведем пример такого заявления.
Директору ОАО "Каскад"
О.Л. Зимину
от водителя Д.А. Шульгина
Заявление
о выдаче документов, связанных с работой
На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
- приказа об увольнении с работы;
- трудового договора.
Также прошу выдать мне справку о заработной плате и справку о периоде работы в ОАО "Каскад".
Шульгин, 25.10.2010
Отметим, что работодатель должен выдать работнику заверенные надлежащим образом копии документов в течение трех дней с момента подачи последним заявления. В случае нарушения данного срока работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Подготавливаем и заверяем копии документов
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" <1> устанавливает, что копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенная же копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, уже имеет юридическую силу. То есть важно не только изготовить, но и правильно заверить копию, причем это касается не только кадровых документов.
--------------------------------
<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.
Обычно копия документа изготавливается на копировальном аппарате, но она может быть и распечатана на принтере. Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, определен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов других предприятий, учреждений и организаций, непосредственно от которых получить копии этих документов затруднительно или невозможно. Если документы были исполнены на бланках, их реквизиты воспроизводятся при изготовлении копий.
Отметим, что данным порядком предусмотрена возможность работодателя высылать по запросам других предприятий, учреждений и организаций копии имеющихся у него документов, если таковые необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан.
Верность копии документа свидетельствуется печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица. Для правильного оформления заверительной надписи следует обратиться к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <2>. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность заверившего копию лица, личную подпись последнего, ее расшифровку (инициалы, фамилию), работой а также дату заверения.
--------------------------------
<2> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Например:
Верно.
Инспектор отдела кадров Проскина /П.Р. Проскина/
02.11.2010
Поскольку ГОСТ носит рекомендательный характер, на практике вместо слова "Верно" иногда пишут "Копия верна". Это не является ошибкой.
Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации-работодателя. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто какие документы и какой печатью может заверять. Уточним про печать. В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано, что копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Работодатель самостоятельно решает, будет это печать организации, отдела кадров или иная. В любом случае проставление оттиска печати на копии документа необходимо, так как его отсутствие означает, что копия не заверена.
Работодатель - индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью (при ее наличии).
Если выдается копия документа (например, приказа о приеме на работу), на ней должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.
Обратите внимание! Копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику безвозмездно.
Работодатель может отказать в выдаче копий документов при наличии определенных условий:
- если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;
- если документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;
- если документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.
Иногда работодатели не выдают копии документов своим бывшим работникам, мотивируя это отсутствием трудовых отношений. В качестве примера, подтверждающего неправомерность такой позиции работодателя, приведем решение Покачевского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 10.09.2010 по делу об истребовании документов.
П. обратился в суд с иском к ЗАО "К" об обязании выслать в его адрес истребуемые документы, перечисленные в заявлении, направленном ответчику факсом в декабре 2009 г. Представитель ЗАО "К" объяснил, что копии документов не могли быть выданы, так как соответствующее заявление ЗАО "К" получило уже после окончания трудовых отношений с П. Данный довод суд посчитал необоснованным, поскольку в ст. 62 ТК РФ речь идет не о лице, являющемся работником на момент подачи заявления, а о лице, состоящем или состоявшем в трудовых отношениях с работодателем. ЗАО "К" обязано было направить в адрес П. документы, указанные в заявлении, иск П. был удовлетворен.
Выписка из трудовой книжки и других документов
Расскажем об изготовлении копии трудовой книжки, поскольку именно за ней чаще всего обращаются работники (для представления в банк, изготовления загранпаспорта и пр.).
Во-первых, копируются все листы трудовой книжки, содержащие какие-либо записи. Затем на каждом листе копии необходимо сделать запись "Копия верна", указать дату, должность работника, удостоверяющего копию, и поставить печать организации. Если после копирования на одном листе поместилось два разворота трудовой книжки, соответственно, заверительная надпись проставляется два раза.
После этого на копии последнего листа трудовой книжки кроме заверительной надписи нужно сделать запись "Работает по настоящее время", указать должность работника, удостоверяющего копию, поставить его подпись и заверить ее печатью.
Но иногда работнику требуется не копия трудовой книжки, заверенная надлежащим образом, а выписка из нее. В большинстве случаев кадровики не любят оформлять выписку, потому что копию сделать гораздо проще, а некоторые просто не знают, как ее оформить.
Приведем образец.
Общество с ограниченной ответственностью "Форум"
г. Екатеринбург 10 ноября 2010 г.
Выписка
XI 2345698
из трудовой книжки серии -- N -------
Парфенов
Фамилия --------
Михаил
Имя ------
Евгеньевич
Отчество ----------
12.02.1980
Дата рождения ----------
высшее
Образование ------
юрисконсульт
Профессия, специальность ------------
07.07.2000
Дата заполнения ----------
Парфенов
Подпись владельца книжки --------
Подпись лица, ответственного
Самойлова
за выдачу трудовой книжки ---------
М.П.
-------T----------------T-----------------------T-----------------¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на ¦ Наименование, ¦
¦записи+-----T-----T----+ работу, переводе на ¦ дата и номер ¦
¦ ¦число¦месяц¦ год¦ другую постоянную ¦ документа, на ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ работу, квалификации, ¦ основании ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦увольнении (с указанием¦ которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ причин и ссылкой на ¦ внесена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ запись ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------+-----T-----T----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ответственностью ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ "Сокол" (ООО "Сокол") ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 16 ¦ 08 ¦2002¦Принят в договорной ¦Приказ от ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦отдел юрисконсультом. ¦16.08.2002 N 39-к¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ 2 ¦ 22 ¦ 09 ¦2006¦Трудовой договор ¦Приказ от ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦расторгнут в связи с ¦22.09.2006 N 52-к¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ликвидацией ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации, пункт 1 ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦части первой статьи 81 ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Трудового Кодекса ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Российской Федерации. ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Закрытое акционерное ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ общество "Специалист" ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ЗАО "Специалист") ¦ ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ 3 ¦ 18 ¦ 10 ¦2006¦Принят на должность ¦Приказ от ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦старшего юрисконсульта.¦18.10.2006 N 93-к¦

Статья: Новости от 29.11.2010 ('Отдел кадров коммерческой организации', 2010, n 12)  »

Источник: https://www.lawmix.ru/bux/409


Поделись с друзьями



Рекомендуем посмотреть ещё:



Работник запросил копии документов выдавать или нет? Поделки лебедя из камыша

Копии документов связанных с работой это Документы, предоставляемые работнику работодателем
Копии документов связанных с работой это Все о Трудовом кодексе - Решение трудовых споров
Копии документов связанных с работой это Работник запросил, ссылаясь на ст. 62 ТК РФ, копии
Копии документов связанных с работой это 896 best Фарфор ручной росписи images on Pinterest Porcelain
Копии документов связанных с работой это Берет крючком схемы вязания. Теплые зимние береты и летние
ВЯЖУ САМА Модели и Схемы Вязания Спицами и Крючком Выкройка халата с запахом: моделирование Вышивка бисером - Бесплатные схемы - Иконы бисером и Гортензия в горшке - уход в домашних условиях и в саду для начинающих Грибок ногтей на ногах, чем лечить в домашних условиях, отзывы, фото Изготовление каркасной куклы своими руками. Мастер-класс

ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ